לנו רוצים להיות פרודוקטיביים יותר בעבודה ובחיים. ככול אנו לומדים מה הם הדרכים לעבודה פרודוקטיבית יותר, כך גם מצליחים לנהל את חיינו בצורה יותר פרודוקטיבית ולהשיג יותר. עסקים קטנים, חברות, פרילנסרים, כולם רוצים לשפר את עסקיהם ולהשיג יותר. ומה החוכמה? המפתח להצלחה בעבודה ובעסק הוא לא לעבוד קשה אלא לעבוד חכם. נראה כי יותר ויותר חברות מאמצות את המוטו “לעשות יותר עם פחות”. אז בואו נברר מה הם 10 דרכים לעבודה פרודוקטיבית יותר.
הנה 10 דברים שכדאי להפסיק לעשות כדאי לשפר את היעילות.
שעות נוספות זו לא הדרך לעבודה פרודוקטיבית יותר
להימנע משעות עבודה ארוכות ומעייפות זה הצעד בין החשובים מ– 10 דרכים לעבודה פרודוקטיבית יותר. פחות זה יותר. ככל שעובדים יותר, כך הופכים להיות פחות יעילים ופרודוקטיביים .גם לטווח הקצר ככל לטווח ארוך. זו המסקנה מוגדרת על גבי מחקרים רבים בנושא. בכדי לשמור על רמת פרודוקטיביות גבוהה, חשוב לא להעמיס את עצמנו בשעות עבודה נוספות ולשמור על שעות שינה. איך חוסר שינה משפיע עלינו? עורכת שרה רובינסון התייחסה למחקר שנערך בצבא ארה”ב. המחקר גילה כי הפסד שעת שינה אחת בלבד בלילה למשך שבוע יגרום להשפלה קוגניטיבית ברמה של רמת אלכוהול 10 בדם.
האם ידעתם שתעשיין הנפט ופילנטרופיסט ג’ון רוקפלר היה נמנם מדי הצהריים במשרדו? או שאלינור רוזוולט, רעייתו של הנשיא פרנקלין רוזוולט, נהגה לנמנם לפני הנאומה כדי להגביר את האנרגיה? למסקנה, שעות נוספות ממש מיותרות.
המערכת חשבונית דיגיטלית יכולה לחסוך לכם זמן. לדוגמה: עם חשבונית דיגיטלית לא תצטרכו להוציא חשבוניות, דוחות ומסמכים בצורה ידנית. יש אפשרות לעשות כל זה ועוד יותר באופן דיגיטלי, באמצעות המערכת שלנו.
למדו לומר לא במקום להגיד “כן” יותר מדי
לאורך כל היום שלכם, אנשים יפריעו לכם בבקשות לקבל את עזרתכם או תשומתכם למשהו. פשוט וקל להגיד “כן” ולקחת על עצמכם דברים נוספים, אבל זה בהחלט מנוגד לפרודוקטיביות. למדו לומר לא למשימות פחות חשובות כדי לשמור על הזמן שלכם לפעילויות פרודוקטיביות יותר.
על פי עקרון פארטו, 20 אחוז מהמאמץ מייצר 80 אחוז מהתוצאות. עם זאת, 20 אחוז מהתוצאות גוזלות 80 אחוז מהמאמץ. במקום לעבוד קשה יותר, עלינו להתמקד בעיקר במאמצים המניבים את מרבית התוצאות ולוותר על השאר. בדרך זו, יש לנו יותר זמן להתמקד במשימות החשובות ביותר. הפסיקו לומר “כן” למשימות שמניבות תוצאות מועטות או שום תוצאות בכלל.
להעביר משימות ולהפסיק לעשות הכל בעצמכם
למרות שרוב האנשים מאמינים שהכי טוב לעשות עבודה בעצמם חשוב להבין שאפשר לעשות חלוקת משימות ובכך לשפר יעילות בעבודה.
לפעמים אי אפשר לעשות הכל בעצמנו. במקום זאת עדיף לשתף את הצוות או אנשים אחרים ולתת לעצמכם יותר זמן להתמקד במשימות החשובות ביותר.כשאתם מעבירים חלק מעבודתכם, אתם מפנים את הזמן ומשיגים יותר על בסיס יומי. חלוקת משימות יעילה משפרת גם פרודוקטיביות וגם ניהול זמן.
תתחילו לעשות אוטומטיזציה במקום לבצע משימות רפיטיביות
אוטומטיזציה היא הדרך היעילה ביותר בין ה – 10 דרכים לעבודה פרודוקטיבית יותר.
אנשים בדרך כלל עושים דברים באופן ידני כי זה קל וכמעט ולא דורש חיפוש לפתרונות. אינכם צריכים להיות מתכנתים כדי להפוך את המשימות החוזרות לאוטומטיות. אתם פשוט יכולים להיעזר בתוכנה שתבצע עבורכם את המשימות רפטיביות בצורה אוטומטית.
אנו בחשבונית דיגיטלית פיתחנו מערכת שכל עסק קטן כגדול יכול להשתמש. הינה המערכת המאפשרת הפקת מסמכי הנהלת חשבונות, דוחות ועוד באופן דיגיטלי. וכל זה עם חתימה דיגיטלית. כלומר, המערכת מסייעת לכם לנהל את העבודה ביעילות. חשבונית דיגיטלית נוחה וזמינה בכל עת. ניהול העסק שלכם הופך להיות פשוט יותר, קל יותר. הכל בלחיצת כפטור.
הפרפקציוניזם הוא בהחלט לא אחד מה 10 דרכים לעבודה פרודוקטיבית יותר
נפוץ שבעלי עסק, פרילנסרים, עצמאים, נתקעים בניסיון לממש משימות באופן פרפקציוניסטי. המציאות היא ששום דבר אינו מושלם. במקום לבזבז זמן במרדף אחרי האשליה הזו, דאגו למשימה שלכם כמיטב יכולתכם והמשיכו הלאה. עדיף להשלים את המשימה ולהוריד אותה מהצלחת שלכם. במידה ויש צורך, אתם תמיד יכולים לחזור ולהתאים או לשפר אותה אחר כך.
ד”ר סיימון שרי פרופסור לפסיכולוגיה במחקרו שערך, מצא מתאם חזק בין פרפקציוניזם מוגבר לירידה בפרודוקטיביות. ככל אתם פרפקציוניסטים יותר, כך אתם פחות פרודוקטיביים. איך זה קורה? הנה מספר הסברים:
· פרפקציוניסטים מבזבזים יותר זמן בביצוע המשימות
· הם מפספסים את התמונה הגדולה ומתמקדים בפרטים קטנים
· מתעכבים ומחכים לרגע המושלם, ובעסקים הרגע המושלם אומר שאתם באיחור.
הרגע המושלם הוא עכשיו! הצטרפו למערכת חשבונית דיגיטלית שתסייע לכם לנהל את העסק בצורה מושלמת ביותר!
להימנע ממולטיטאסקינג
בניגוד לדעה הרווחת, ביצוע מספר פעולות במקביל הוא לא דבר כל כך טוב. נכון שלעתים במצבים שונים בחיים אין ברירה, אבל בעסקים מוטב להימנע מכך. עצם המעבר בין משימה למשימה וחוסר מיקוד בנושא בודד אחד מתחילתו ועד סופו, פוגע בריכוז ופרודוקטיביות שלנו. מוטב לטפל במשימות שלכם זו אחר זו. לסיים משימה אחת ורק אז להתפנות למשימה הבאה ברשימה.
מחקרים רבים מראים כי רובם פשוט פוגעים ברמת היעילות כשמנסים לבצע שתי משימות באותו הזמן. חלקו את רשימת המשימות שלכם על פי סדר הדחיפות שלהן והשלימו את הטיפול בהן אחת אחרי השנייה.
ריבוי משימות מפחית את הביצועים להשלמת כל משימה. אז האם אתם מעדיפים לעשות 3 דברים עם תוצאות בינוניות או משימה אחת עם תוצאות מצוינות?
נהגו לפי “הכלל של שתי דקות”
היזם סטיב אולנסקי ממליץ ליישם את “הכלל של שתי הדקות” כדי להפיק את המרב מחלונות הזמן הקטנים שיש לכם בעבודה. הרעיון הוא: אם אתם רואים משימה או פעולה שניתן לבצע תוך שתי דקות או פחות, תעשו זאת מיד. לדברי אולנסקי, השלמת משימה מיד לוקחת פחות זמן מאשר הצורך לחזור אליה מאוחר יותר. יישום את הכלל הזה הפך את אולנסקי לאחד מאסטרטגים של תוכן המשפיעים ביותר ברשת.
להפסיק לעבוד ולקחת קצת זמן לעשות כלום
רוב האנשים לא מבינים שאשר אנחנו מרוכזים מדי במשהו, אנחנו בעצם נועלים את עצמנו בקופסה שיכולה בסופו של דבר להיות פחות פרודוקטיבית לעבודה או לתוצאות שאנו רוצים להשיג. חשוב להתרחק מהעבודה מדי פעם ולקחת זמן מה להיות לבד. על פי המאמר “הכוח של בודד”, מהבוסטון גלוב, זה טוב למוח ולרוח.
לעתים קרובות אנו מוצאים את הפתרונות שאנחנו מחפשים כשאנחנו לא מחפשים אותם באופן פעיל. חשוב לקחת זמן לעצמכם.
סביבת עבודה מאורגנת ונוחה
יש הרבה מה לומר על כמה סביבת עבודה מסודרת ופחות “דברים” בסביבתינו יכולים להפחית לחץ, ובכך להגדיל תפוקה. פחות בלגן יעזור לכם לחשוב בצורה ברורה יותר ולבזבז פחות זמן בחיפוש אחר אותו מסמך שאינו ממוקם במקום. סביבת עבודה היא לא פחות חשובה משאר הדברים של 10 דרכים לעבודה פרודוקטיבית יותר.
יש לנו פתרון עבורכם! המערכת חשבונית דיגיטלית עובדת בסביבה דיגיטלית. בכך היא תורמת לאיכות הסביבה אך גם לסביבת העבודה שלכם באופן משמעותי. כל המסמכים נשמרים תחת פרופיל העסק, הכל מסודר, מאורגן וניתן לאיתור בקלות!
אומרים שלום לניירת ולציוד משרדי מיותר ומפנים שולחן העבודה! כך מתפטרים מהדברם מיותרים ומלחץ ומתפנים לעבודה פרודוקטיבית יותר. זמן העבודה שאנחנו מבזבזים על תיוקים, כתיבה וניהול הקלסרים, מתקצר משמעותי.
זו היא דרך טובה להיות פרודוקטיביים יותר.
לעבוד במרווחים של 90 דקות.
חוקרים מאוניברסיטת פלורידה מצאו שהשחקנים המובילים (ספורטאים, שחקני שחמט, מוזיקאים וכו ‘) עובדים במרווחים של לא יותר מ -90 דקות. מצאו גם כי הם פרודוקטיביים יותר מאלה שעובדים 90 דקות פלוס. בנוסף אנשים בעלי ביצועים טובים ביותר נוטים לעבוד לא יותר מ -4.5 שעות ביום. נשמע לכם טוב?
ועוד בונוס ל 10 דרכים לעבודה פרודוקטיבית יותר: סוד היעילות ללא מאמץ!
כולם יודעים כמה קשה להישאר פרודוקטיבי בימים כשיש כל כך הרבה עבודה לעשות ביום יום. כל כך הרבה מסמכים שיצריך לשלוח בדוא”ל, כל כך הרבה דוחות, במיוחד כשמדובר בפיננסים.
אם הייתם יודעים שתוכלו לשפר את תפוקת העבודה ב 80%, הייתם סוף סוף מוכנים להצטרף לחשבונית דיגיטלית?
המערכת חשבונית דיגיטלית הופכת ניהול העסק שלכם לקל ויעיל יותר. באמצעותה תוכלו להפיק חשבוניות, קבלות, להנפיק מסמכים עם חתימה דיגיטלית, דוחות ועוד, הכל במקום אחד.הכל זה תחת פריפיל עסק שלכם בחשבוניות דיגיטליות, מכל מקום ובכל עת.
