חשבונית זיכוי דיגיטלית היא מסמך פיננסי שמשמש להחזרת כספים או זיכוי ללקוח.
היא משמשת לתיאום בין המוכר והלקוח במקרים של פיצוי, החזרת מוצר והחזרת תשלום על
שירות שלא ניתן באופן תקין.
ניתן להנפיק חשבונית זיכוי דיגיטלית גם במקרים שבוצעה טעות במספר חשבונית, סכום, פרטי
הלקוח ועוד. במקרים אלו ננפיק חשבונית זיכוי דיגיטלית וניצור חשבונית דיגיטלית חדשה עם הפרטים
הנכונים.
חשבונית זיכוי דיגיטלית מקנה יתרון נוח ומהיר יותר בענייני תשלום וביצוע שינויים כגון הביטול או
השינוי שלה.
השימוש בחשבונית זיכוי דיגיטלית הוא חלק ממהפכה דיגיטלית של עסקים , מאפשרת עיבוד מהיר
ואמין של תנועות כספיות ומסירתן.
בחשבונית הזיכוי יש לכלול את הפרטים הבאים :
- מספר חשבונית זיכוי : מזהה ייחודי לחשבונית זיכוי..
- פרטי המפרסם: פרטי העסק או האדם שמוציא את החשבונית.
- פרטי הלקוח: פרטי האדם או העסק שמקבלת את חשבונית הזיכוי.
- תאריך החשבונית: התאריך בו נוצרה החשבונית.
- פרטי המוצר או השירות : תיאור המוצר או השירות שעבורו ניתן הזיכוי.
- סכום הזיכוי: הסכום שצריך להחזיר או לזכות את הלקוח
- סיבת הזיכוי: הסיבה או ההסבר לזיכוי , כגון פיצוי, החזרת מוצר .
- פרטי התשלום : אם יש צורך להעביר את סכום הזיכוי לחשבון הלקוח, יש לכלול פרטים כגון מספר חשבון בנק , שם הבנק ופרטי תשלום נוספים.
במערכת של חשבונית דיגיטלית , ניתן להנפיק חשבונית זיכוי עבור חשבוניות מס וחשבוניות
מס קבלה.
יש אפשרות להנפיק חשבונית זיכוי על הסכום המלא של העסקה וכן, על סכום חלקי.
נכנסים לחשבונית זיכוי, מזינים את שם הלקוח , בוחרים באפשרות של חשבונית זיכוי עבור חשבונית
מס / חשבונית מס קבלה , לאחר הבחירה תיפתח רשימת חשבוניות רלוונטיות . יש לבחור את
החשבונית הרלוונטית ולסמן אותה מצד ימין.
במידה ויש צורך בזיכוי חלקי יש לציין את הסכום בשורת החשבונית מצד שמאל.
כמובן לא לשכוח לציין את הסכומים גם באמצעי תשלום שדרכו ניתן הזיכוי.
בסיום התהליך תוכלו לבדוק דרך דוח ההכנסות שהביטול התבצע בהצלחה וסכום העסקה התעדכן.
- עוסק פטור בשונה מעוסק מורשה מחויב בהפקת קבלה דיגיטלית כאשר מתקבל אצלו
תשלום ולכן במקרה של טעות או צורך בביטול העסקה מול הלקוח יש להנפיק קבלה זיכוי דיגיטלית.
חשוב לציין שניתן להתייחס לחשבונית זיכוי כביטול של חשבונית מקורית או כמסמך נפרד שמתקבל
בנפרד מהחשבונית המקורית.
השימוש בחשבונית זיכוי דיגיטלית מאפשר ליצור רשומה מדויקת ומסודרת של התשלומים והזיכויים
של הלקוח ומבצע יתרון ברמת היעילות והאמינות של התהליך הפיננסי בין העוסק ללקוח.
בנוסף, השימוש במערכת דיגיטלית מאפשר ניתוח וניהול קל יותר של המידע הפיננסי ושל תנועות
הכספים בעסק.